Ein pdf reicht ? – ja, aber…

Immer wieder werden wir mit der Frage konfrontiert, ob es für die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs ausreicht, dass die (Spesen-)Belege nur in elektronischer Form als pdf vorliegen.

Der Jurist antwortet wie immer: „ja, aber…“ Dabei stossen zwei Bestimmungen aufeinander: Zum einen Art. 122 MWSTV, der bestimmt, dass elektronische Daten die gleiche Beweiskraft haben wie Daten in Papierform, wenn der Nachweis des Ursprungs und der Integrität erbracht werden kann und der Versand nicht abstreitbar ist. Dies ist bei elektronischen Daten nur mit einer digitalen Signatur möglich. Zum anderen ist Art. 28 Abs. 4 MWSTG relevant, der festhält, dass der Vorsteuerabzug zulässig ist, wenn die steuerpflichtige Person nachweist, dass sie die Vorsteuer bezahlt hat.

Der Nachweis, dass die Vorsteuer bezahlt ist, ist nicht davon abhängig, ob ein Vorsteuerbeleg in Papierform, ein elektronisches Dokument mit digitaler Signatur oder nur ein pdf vorliegt. Gemäss Art. 81 MWSTG gilt der Grundsatz der freien Beweiswürdigung. Es ist deshalb möglich, den Nachweis, dass die Vorsteuer bezahlt ist, auf verschiedene Arten zu erbringen. 

Es versteht sich aber von selbst, dass Belege in Papierform oder mit elektronischer Signatur den Nachweis erleichtern. Es sind uns bisher aber keine Fälle bekannt, in denen die ESTV den Vorsteuerabzug verweigert hat, wenn ein Beleg nur als pdf vorgelegt werden konnte. 

Beim nächsten Beleg ist aber „Hopfen und Malz“ verloren; ob er nun in Papierform, mit elektronischer Signatur oder nur als pdf vorliegt. Anhand des Belegs kann der Steuerpflichtige nicht nachweisen, dass auch effektiv MWST angefallen ist, die das Restaurant an die ESTV abgeliefert hat.

Spesenbeleg ohne MWST

Die MWST im Spesenbereich ist deshalb kritisch zu prüfen. Die Spesenrapporte enthalten oft auch Belege, die MWST ausweisen, die dann, weil ein falsches Kästchen angeklickt wird, verloren geht. Im konkreten Fall hat es meine Assistentin richtig gemacht und keine Vorsteuer geltend gemacht. Ich ärgere mich aber über mich selbst, weil ich so CHF 4.80 als Vorsteuer verschenkt habe. Normalerweise schaue ich die Belege ja genau an!

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