Les factures PDF sont (presque) équivalentes aux factures papier !

La question de savoir si une facture sous format PDF est un document valable pour permettre la déduction de l’impôt préalable irrite les entreprises qui ne savent souvent pas quel comportement adopter à cet égard. Ainsi, certaines ont adapté leurs procédures internes en profondeur en imprimant les documents et en y apposant un cachet de réception tandis que d’autres refusent complètement ces documents et contraignent leurs fournisseurs à émettre une facture papier en bonne et due forme. Jusqu’à présent et bien que nous n’ayons jamais entendu parler de cas dans lesquels l’Administration fédérale des contributions (AFC) aurait rejeté la déduction de l’impôt préalable pour
ce motif, nous invitons toujours à la prudence et au strict respect de la règlementation TVA sur les factures.
L’article 70 de la LTVA sur la comptabilité et la conservation des pièces entre effectivement en contradiction avec l’article 81, 3 de la LTVA qui pose le principe de la liberté de la preuve. En conséquence, l’article 122 de l’OTVA offre un éclairage important en ce sens qu’il offre la même valeur probante aux données et informations électroniques, si les conditions suivantes sont remplies:

• La preuve de l’origine est apportée ;
• La preuve de l’intégrité est apportée ;
• L’incontestabilité de l’envoi est assurée.

En d’autres termes, il ne doit pas être possible d’altérer les données et il convient, en outre, que l’origine de la facture électronique soit claire en tout temps (d’où vient la facture ? qui est le fournisseur en cause ?). La meilleure méthode consiste en l’emploi de la signature électronique avancée avec un certificat d’un fournisseur qualifié. Pour autant, le principe de la liberté de la preuve laisse toujours place à l’interprétation. Cependant, il convient de noter que désormais l’AFC semble avoir revu, en interne, sa position sur la question et admette les factures PDF comme équivalentes aux factures papier à la condition qu’une description détaillée de la procédure soit en place, soulignant les processus internes de contrôles engagés pour garantir l’intégrité et l’authenticité des factures électroniques reçues par l’entreprise. Le conseil donné aux entreprises est donc désormais plus précis. Si la procédure de
la signature électronique avancée est utilisée correctement, aucun risque n’est à relever. Dans la négative, il importe de mettre en place et documenter les procédures de contrôles engagées pour assurer l’intégrité et l’authenticité des documents électroniques.

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